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来源：知乎
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背景：在智能手机中，有些软件会对系统进行频繁的“唤醒”（从等待节能状态转换为就绪状态），致使耗电量剧增、机身发烫、损耗过快，降低了手机使用寿命。而我们的大脑也一样，生活与工作中各种悬而未决的事务会占据我们的心智，并会不受控制的频繁“唤醒”大脑，使思维受阻。在白天我们处理完繁杂琐碎的事务后，回到家头脑里仍塞满了各种思虑与考量，反复无序的思考使我们没办法专注更无法好好休息，最终事情没有丝毫进展，而压力却陡然倍增。
目的：应用滴答清单对全部事务进行记录与管理，将各项事务放入可靠的系统，使大脑告别被频繁“唤醒”。
对象：多项目、任务操作者。
工具：滴答清单app，支持平台：Android、IOS、Mac、Windows等，杭州随笔记网络技术有限公司出品，本文将以Windows系统下网页版（免费版）为例进行讲解。
网页版登陆地址：滴答清单: 一个帮你高效完成任务和规划时间的应用。
参考资料：《搞定1:无压工作的艺术》（简称GTD），[美]戴维·艾伦，中信出版社。
一、原理
我们将通过滴答清单建立一个简易的、可靠的系统，使其实现部分GTD的功能。其模式如下：
通过上述系统对事务进行分类存储，以时间线（截止日期）、标签（情境）、优先级（重要程度）对任务进行检查和调用。
二、软件设置与操作
1、注册并登陆网页版滴答清单，登陆后界面如下图所示：
右侧红框中有两个无日期的的任务，我们可以点开进行阅读，了解滴答清单的功能与作用……
左侧第一项是“所有”：这一栏将汇总我们所有未完成的任务。
第二项与第三项“今天”与“最近7天”：它们将按照所指的时间显示我们的任务。
第四项“收集箱”：所有任务都将通过它来进行收集、整理与分配。
2、开始设置
点击左上角头像选择“设置”，进入设置界面，如下图所示：
建议将“时间格式”调成24小时制，每周开始于“周一”。然后点击左侧的“实验功能”，将“分类标签”及“复制任务”的功能打开并点击保存。如下图所示：
3、建立文件夹与清单
“清单”建立方法：点击“添加清单”按钮，填写清单名称并保存即可。
“文件夹”建立方法：（至少已建立两个清单）鼠标左键点击按住一个清单，并向另一个清单方向进行拖拽，当两个清单即将重叠并在周围出现白框时，放开鼠标，文件夹即创建完成，填写文件夹名称即可。如下图所示：
三、实践
1、请参照下图样例，建立全部文件夹及清单。
2、名词解释：
（1）动作：2分钟可以完成或通过一个步骤就可以完成的任务。
（2）项目：需要多步骤完成的任务。
（3）将来也许：可能在未来某些时候才能去做或思考的想法和项目。
3、进入案例部分，我们先模拟把所有任务都放入滴答清单，请跟我一起做：
（1）请在“动作”清单中填入：
#公司 整理自己的办公位 （注意“公司”后面有一个空格，下面的也一样）
#等待 文件审批结果
#邮件 发送邮件给A说明B事件情况
#电话 向项目经理汇报X任务情况
完成后如下图所示：
（2）请在“项目”清单中填入：
#计算机 完善下属考核制度文档
#上级 X总安排处理C事
#外出 带A客户去XX处洽谈合同
（3）请在“个人动作”清单中填入：
超市购物清单 （没错，没有“#”号）
#外出 办理护照
#家 找公司抽屉钥匙
（4）请在“个人项目”清单中填入：#家 搬家项目
（5）请在“循环动作”清单中填入：还XX银行信用卡
（6）请在“循环项目”清单中填入：月度总结汇报
（7）请在“纪念日”清单中（填入纪念日、节假日、生日等均可）
（8）请在“将来也许”清单中（填入你现在还不能做，但在未来准备好好思考或条件成熟再去做的事情）
现在已经把所有的事情都分类存储在滴答清单中，接下来我们将以时间线（截止日期）、标签（情境）、优先级（重要程度）对任务进行检查和调用。
标签（情境）
1、标签的建立方式（#标签名称+空格），目前建立的8个标签代表了8种情境：“上级”指派给你的任务、在“公司”才能处理的任务、通过“外出”才能处理的任务、在“家”要处理的任务、需要拨打的“电话”、安排给同事或下属需要“等待”反馈的任务、需要操作“计算机”才能完成的任务、发送“邮件”的任务……
2、注意事项：每次录入任务时我们需要确定是否对该任务进行情境分类，当我们按情境来处理事务时效率会大大增加。你可以在乘车时处理电话清单、可以集中时间发送邮件、可以不再遗忘安排给他人的任务、可以优先完成上级指派的任务，情境模式突破了项目与项目、任务与任务之间的限制，它横穿了所有事项筛选出此时此刻你在此地的应做之事。
时间（截止日期）
赋予任务截止日期，时间线才有意义。同时滴答清单提供了强大的提醒功能，使我们不再错过已记录的事项。
1、提醒设置：每个任务最多添加2个提醒，如下图所示：
2、循环提醒：支持农历每年（生日常用）、每天、每周、每月，通过自定义可以自由定制循环提醒。
3、将时间与提醒设置完成后，我们点击左侧的“所有”，如下图所示：
在这里我们将从时间的维度检视所有任务，你也可以点击“今天”或“最近7天”来进行检视。如果我们不希望某些清单的任务出现在时间线中，比如生日清单或一些琐碎的循环事务清单，我们可以设置隐藏，以“纪念日”清单为例：
PS：手机安全软件可能会自动清理后台应用或阻止滴答清单的提醒功能，大家要注意对自己的手机权限进行设置。
优先级（重要程度）
高优先级=重要紧急事务，中优先级=重要不紧急事务，操作中低优先级基本用不上，所以可不再设置。被标记的任务，选框的颜色会变为“红”或“黄”，使其在清单中突出显示。
四、应用三原则
1、完整的收集事务。一件都不要漏掉，将其全部放入到系统中，无法立刻分类的任务暂时放到“收集箱”中并定期思考和清理。
2、明确下一步动作。系统可以做到存储、检视和提醒，但不会帮你自动完成工作，多步骤的任务我们要进行计划、分解和推进。单个动作也需要我们亲自执行，每个任务均要尽量明确出下一步该做什么。
3、定期检视。每周要检视系统中的项目与任务，对新的事项进行收集，对未展开的事项进行计划，对已完成的事项进行清理，保持清单的完整与更新。
到此整个系统介绍完毕，我们可以随时通过手机、电脑等设备同步、更新、编辑清单，适应和熟练需要时间，所以请大家保持足够的耐心。对GTD理论感兴趣的同学可以阅读《搞定1:无压工作的艺术》原书，强烈推荐。